Podejście procesowe w zarządzaniu przedsiębiorstwem

Procesowe podejście do zarządzania przedsiębiorstwem polega na zebraniu wszystkich czynności wykonywanych w organizacji w zbiory zwane procesami, które są ciągle modyfikowane i usprawniane w celu osiągnięcia jak najbardziej optymalnych na dany moment wyników.

Strategia ta jest szczególnie istotna w kontekście przedsiębiorstw produkcyjnych, które wdrażają metodologie lean (lean manufacturing i lean management).

Kontrola nad procesami pozwala nie tylko na sprawne ich przeprowadzenie, ale również na bieżąca analizę pod kątem ich odchudzania. Można więc powiedzieć, że organizacja nie może być lean bez maksymalnie uszczuplonych procesów.

Najważniejsze czynniki w podejściu procesowym

Firmy nastawione na zarządzani procesowe mierzą trzy czynniki, zarówno w kontekście wszystkich swoich procesów z osobna jak i ich zbioru jako całość działań organizacji:

Wizja – opisuje cel jaki organizacja chce osiągnąć w szerszej perspektywie. W oparciu o wizję tworzona jest strategia przedsiębiorstwa. Jest ona motywacją do parcia na przód i zdobywania kolejnych szczytów.
Misja – opisuje najważniejsze powody funkcjonowania organizacji oraz procesów. Misja powinna być stała i nie zmieniać się w czasie w sposób zbyt gwałtowny, gdyż jest ona fundamentem do podejmowania decyzji i kreowania strategii długoterminowej.
Wartości – w oparciu o listę wartości, menadżerowie podejmują decyzje czy dane działanie jest odpowiednie lub nie dla dobra firmy. Dobrze spisane wartości stanowią podstawę do tworzenia i rewidowania strategii długoterminowej firmy.

Największe zalety podejścia procesowego do zarządzania firmą produkcyjną

Wdrożenie procesowego zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym niesie za sobą szereg zalet i korzyści. Należą do nich między innymi:

Cykl usprawniania procesów, który polega na ciągłym mierzeniu czynników (KPI) opisujących procesów, analizowaniu zmiany ich wartości w czasie, wyciąganie wniosków z popełnionych, oraz modyfikowanie procesów w taki sposób, aby poprawić ich wydajność. Niemal każda metodyka zarzadzania procesowego opisuje cykl życia procesu jako nieskończona pętla mająca na celu ciągłe usprawnienia.
Zrozumienie relacji zachodzących pomiędzy różnymi procesami biznesowymi, które na pierwszy rzut oka mogą nie mieć na siebie wpływu. Przekłada się to na podejmowanie trafniejszych i pewniejszych decyzji.
Usystematyzowanie wszystkich czynności wykonywanych w organizacji, w sposób niepozostawiający pola do wolnych interpretacji jasno ustala zakres obowiązków i odpowiedzialności, oraz zwiększa bezpieczeństwo informacji.
Firmy z dojrzałymi procesami biznesowymi oszczędzają pieniądze na wdrożeniach systemów informatycznych, ponieważ potrafią jasno określić cele, które ma spełnić nowe oprogramowanie.
Podejście procesowe do zarządzania pozwala na szybkie przystosowywanie się do zmiennych warunków na rynku poprzez modyfikację procesów, rozbudowę ich o nowe obiekty i funkcje, oraz tworzenie nowych.

Co to jest BPMS (Business Process Management System)?

Dowiedz się, jakie korzyści dla Twojej firmy może przynieść system BPMS.

BPMS to skrót od „Business Process Management Software” lub „Business Process Management System”. BPMS jest narzędziem służącym realizacji metodyki zarządzania w celu usprawnienia procesów biznesowych organizacji poprzez ich identyfikację, modelowanie, automatyzację, analizę i pomiar wydajności.

Kluczową zaletą BPMS jest to, że jego użytkownicy mają możliwość aktywnego udziału w usprawnianiu procesów biznesowych poprzez proste i intuicyjne narzędzia. Wszystko to jest możliwe dzięki trzem komponentom: środkom do budowy procesów, ich realizacji (platforma) oraz monitorowania (biblioteka procesów).

Koncepcja modelowania procesów biznesowych

Dzięki modelowaniu procesów biznesowych można w łatwy sposób przedstawić graficznie przepływy pracy lub procedury biznesowe. Zastosowanie diagramów przepływu danych i schematów blokowych pozwala na identyfikację potencjalnych usprawnień.

Za pomocą modelowania procesów biznesowych (BP) można odwzorować dwa różne stany, takie jak obecny stan procesów (tzw. stan AS-IS) i jego przyszły stan po wprowadzeniu ulepszeń lub zmian (tzw. stan TO-BE). Należy jednak podkreślić, że modelowanie procesów najlepiej przeprowadzić w kontekście wspierających je rozwiązań informatycznych. Dzięki temu można będzie uniknąć późniejszych, kosztownych kastomizacji rozwiązań informatycznych.

Główne korzyści z modelowania procesów obejmują: poprawę efektywności realizacji procesów dzięki standaryzacji i wykorzystaniu najlepszych praktyk, umożliwienie zarządzania procesowego ze wskazaniem osób odpowiedzialnych za efektywny przebieg procesu, ułatwienie adaptacji nowych pracowników do organizacji, czy umożliwienie monitorowania realizacji procesów.

Warto również zadbać, aby oprogramowanie BPMS wspierało uznane standardy modelowania procesów. Do wiodących standardów (tzw. notacji) należy np. BPMN 2.0 (więcej na ten temat poniżej).

Etapy podejścia procesowego

1. Definicja i Analiza Procesu

Proces to sekwencja czynności, które są wykonywane w celu osiągnięcia określonego rezultatu. Przed automatyzacją przepływów pracy, procesy wymagają dokumentacji. Dokumentacja procesu wymaga współpracy i planowania pomiędzy zainteresowanymi stronami w celu określenia najbardziej efektywnych i odpowiednich działań dla realizacji zadania. Przepływy procesów biznesowych mogą być następnie odtworzone w ramach systemu zarządzania procesami biznesowymi i zweryfikowane przez właściwy zespół pracowników, aby zapewnić efektywne przedstawienie procesu.

2. Projektowanie Procesu

Do modelowania procesów biznesowych w systemie niezbędne jest środowisko projektowe. Narzędzia wykorzystywane przez projektanta do modelowania procesów biznesowych przedstawiane są w postaci schematów blokowych i diagramów. Zestaw reguł i elementów, które są wykorzystywane do modelowania procesów, sprawia, że jest ono elastyczne. Niewątpliwą zaletą modelowania procesów biznesowych firmy w systemach BPM jest to, że procesy te nie są jedynie udokumentowane, ale są też przetestowane. Dzięki temu użytkownik może wprowadzić zmiany poprawiające niedoskonałości jeszcze przed uruchomieniem systemu.

3. Automatyzacja

Automatyzacja to sposób, dzięki któremu proces jest wykonywany przy minimalnej interwencji. Automatyzacja przepływów pracy pomaga firmom lepiej zarządzać i optymalizować procesy. Budowanie automatyzacji polega na łączeniu działań i wprowadzaniu mechanizmów potrzebnych do symulowania zachowania i wyniku procesu. Największe szanse na automatyzację mają te zadania, które powtarzają się często, są typową pracą rutynową w codziennym funkcjonowaniu pracowników i dzięki zautomatyzowanemu procesowi można je wykonać szybciej.

4. Analityka

Aplikacje do zarządzania procesami biznesowymi oferują wiele poziomów raportowania lub możliwość integracji z narzędziami raportującymi w celu dostarczenia analiz dotyczących wydajności procesów. Raporty są powiązane z kluczowymi wskaźnikami wydajności i dostarczają danych na temat efektywności procesów, członków zespołu, zespołów, itp. Analityka danych może pomóc w określeniu nieefektywności operacyjnej w celu ciągłego doskonalenia operacji i procesów.

KLUCZOWE CECHY SYSTEMU ZARZĄDZANIA PROCESAMI BIZNESOWYMI NA PRZYKŁADZIE ROZWIĄZANIA FIRMY CREATIO

Konfiguracja

Creatio pomaga w rozwiązywaniu różnych zagadnień biznesowych – od zarządzania profilami pracowników i konsolidacji wszystkich danych klientów w jednym środowisku po usprawnienie wielokanałowej komunikacji z klientami. Ponadto, zarządzanie codziennymi zadaniami i czynnościami jest łatwiejsze dzięki integracji z Google Calendar i MS Exchange.

Monitorowanie procesów

Rozwiązania BPM to coś więcej niż tylko modelowanie i automatyzacja realizacji procesów biznesowych. Równie ważną funkcją tej klasy systemów jest monitorowanie i dogłębna analityka wszystkich procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. Ponadto, monitorowanie procesów, identyfikacja i eliminacja wąskich gardeł procesów, ich optymalizacja w oparciu o te wskaźniki jest najbardziej złożonym zadaniem. Narzędzia systemowe pozwalają na uzyskanie odpowiednich informacji i dokładniejszy pomiar procesu. W systemie Creatio takim narzędziem jest log (dziennik) procesu. Dzięki dostępności dziennika procesu można śledzić dowolne metryki wydajnościowe i wizualizować te dane za pomocą kokpitów.

process-monitoring-and-analytics_0 (1)_0

Projektowanie i wykonanie procesów

Creatio umożliwia automatyzację w celu usprawnienia dowolnego procesu biznesowego, co pozwala szybciej osiągać pożądane wyniki. Intuicyjny kreator procesów pozwala użytkownikom nieposiadającym wiedzy informatycznej w prosty sposób tworzyć procesy biznesowe. Wszystkie procesy w Creatio są przechowywane w dzienniku procesów, co pozwala na ich efektywną analizę z wykorzystaniem dowolnych metryk.

Dynamic Case Management

Dynamic Case Management (DCM) to oparte na oprogramowaniu podejście do zarządzania, usprawniania i automatyzacji procesów operacyjnych. DCM zapewnia użytkownikom możliwość zarządzania niestrukturalnymi procesami. Użytkownicy są w stanie łatwo zmieniać, usuwać lub dodawać niezbędne etapy i kroki. Z pomocą mechanizmu case engine, system sugeruje kolejne kroki potrzebne do osiągnięcia najlepszych rezultatów procesu.

Gotowa do użycia biblioteka procesów

Creatio posiada gotową do użycia bibliotekę procesów – wygodną platformę, na której firma może przechowywać dokładny schemat przepływu pracy i procesów w organizacji. Przepływy pracy są dostępne dla zespołów z różnych działów i dostarczają szczegółowych instrukcji, jak należy przeprowadzić daną procedurę od początku do końca. Procesy mogą być również w razie potrzeby modyfikowane, aby dopasować się do zmieniających się potrzeb firmy.

Wsparcie BPMN

BPMN (Business Process Modeling Notation) jest wizualnym językiem modelowania służącym do reprezentacji procesów biznesowych. BPMN wywodzi się z syntezy wielu notacji modelowania biznesowego. Został on pierwotnie opublikowany przez Business Process Management Initiative (BPMI) w 2004 roku. Najnowszą wersją jest BPMN 2.0. – opublikowana w styczniu 2014 roku.

Elastyczność i łatwość użycia BPMN 2.0 sprawiają, że jest on idealny dla większości narzędzi do modelowania procesów biznesowych. Jego prostota jest osiągnięta poprzez przejrzystość – konwencje używane do wyświetlania procesów biznesowych są opisane w formie diagramów i schematów blokowych. Elastyczność osiągana jest poprzez zestaw elementów i reguł, za pomocą których nie tylko informatycy, ale również zwykli użytkownicy mogą budować procesy biznesowe. Język notacji jest zrozumiały na poziomie użytkownika, a wszystkie modele procesów są wykonywalne, a nie tylko udokumentowane.